Senaste

Jag har just haft introdagar med vårt senaste stjärnskott och jag är peppad på framtiden! Jag gillar mina kollegor och känner mig attans glad över att de vill jobba här på NT7.

Tänkte jag skulle passa på att dela med mig av hur vi har hittat till varandra här på byrån – dvs hur vår rekryteringsprocess ser ut.

Vi kör hela processen själva, inga utomstående händer, vilket ger att tiden som går åt är direkt olämplig att lägga i högsäsong om man kan undvika det.. Men ibland, som i år, får man en känsla och gasar på ändå!

Processen är inte för alla – men den passar oss finemang. Från inkommen ansökan till erbjudande om tjänst tog det nu senast 17 dagar. Håll till godo:

1. Behovsanalys
Först identifierar vi gemensamt ett behov internt:

• Vad vi behöver mer av (t.ex. “Vi behöver vara fler som gör X, Y och Z för att behålla flexibiliteten när vi växer”.
• Vilka personliga kvaliteter vi söker (t.ex. “någon som är på ett grönt och lila vis”).

2. Annonsen – förmedla en känsla, inte en checklista
Vi skriver sedan en liten text (eller återanvänder en gammal!) som;

• ÄR en feel piece.
• INTE är en checklista/kravlista.
• Förmedlar vilka vi är och hur det är att jobba här.
• Nämner att vi söker ROLL.
• Har en kod i ansökan (t.ex. sätt “NT7-9” i ämnesraden).

-> Målsättningen här är ju att få fatt i RÄTT person, INTE att få in så många ansökningar som möjligt. Att undvika att rabbla egenskaper i detta skede underlättar för att sålla bland dussinansökningar och gör det tydligare vem som ansöker för att de gillar just oss – större chans till bra matchning.

3. Publicering
Vi lägger ut på Arbetsförmedlingen och i våra sociala medier. Ansökningsdeadline inom 45 dagar. Har du inte fått napp inom 45 dagar så pausa och omgruppera om ett par månader.

4. Sållning av ansökningar – leta efter anledningar att tacka nej
En felrekrytering kan slå hårt mot både dina kollegor och leverans. En rekryteringsprocess bör därför i min mening initieras långt före det är affärskritiskt att få någon (“vem som helst”) på plats snarast.
-> För panikbehov, använd istället branschkollegor och bemanningsföretag.
-> Observera att samtliga ansökningar behöver en trevlig och kvick återkoppling, oavsett om det är din framtida stjärna eller ej. Tumma ej på återkopplingen!

5. Öppna upp mötestider
Sätt upp ett flöde för 15-20 minuters webbmöte i Calendly eller liknande – för ett första samtal där de kandidater som du sållat fram kan boka in sig själva.

• Skriv även i mötesinbjudan vad de kan förvänta sig av hela rekryteringsprocessen och i vilken ordning saker kommer att ske – att om det känns bra efter första samtalet för båda parter så händer A -> B -> C.
• Gör inbokningsfönstret lagom snävt – sträck inte ut det på mer än 2 veckor i stöten så att du kan hålla en dialog levande.

6: Ha första korta samtalet känn dem på pulsen, låt dem känna företaget på pulsen.

• Verkar de kunna sin grej?
• Har du en dealbreaker-fråga kan du bränna av den här.
• Var lyhörd för magkänslan och lyssna efter nej.
• Återkoppla efteråt och begär in referenser via e-post om ni båda vill gå vidare.

7. Ring tidigt på referenser!

• Välj ut den referens som mest verkar lira med er situation och ring den först. Om den var bra, ring då på nästa och så vidare, så länge referensen innan var strålande.
• Fråga: “Skulle du anställa denna person igen om du hade behov och möjlighet?”. Skilj på äpplen och päron här – en tidigare mekaniker med tummen mitt i handen kanske inte skulle få jobb igen hos bilfirman – men kan för den delen vara en fena på social branding som du själv just nu rekryterar för.
• Förutsätt att alla referenser älskar kandidaten, och lirka lite mjukt med dem för att de ska våga medge sådant som skulle kunna vara anledning att tacka nej för ditt bolags del.

8. Intervju
Personer med lysande referenser bokar vi in på en riktig intervju. Det är lika viktigt under intervjun att stämma av kunskaper som att kandidaten lämnar mötet med en klar bild av tjänsten, arbetsplatsen och bolagets vision.
-> Bjud med en senior kollega med verklig kunskap om rollen och företaget att sitta med i intervjun och hjälps åt att lyssna och berätta om rollen och företaget.

9: Samsyn?
Stäm av med din kollega efter intervjun och se om ni har samma bild av kandidaten och huruvida de kan passa in i gruppen. Finns något som framkommit som kan behöva ändra på rollen ni har tänkt tillsätta, fanns några varningsflaggor eller kunskapsbrister. Ska ett kunskapstest göras för att reda ut osäkerheter?

10: Träffa teamet
För den/de kandidater som känns bra efter denna process brukar vi bjuda in dem enskilt till ett fikamöte där de får träffa hela byrån och så att gänget får träffa dem och ge sin input efteråt.

• Ge ingen förhandsinformation till dina kollegor om dina personliga intryck av kandidaterna, be dem istället skapa sig en egen uppfattning och berätta att du kommer fråga dem individuellt efteråt vilket intryck de har fått och vad de tycker.
• Som chef lämnar du fikamötet efter ett par minuter när första presentationsrundan gått, så att dina kollegor kan prata öppet om arbetsklimatet och så att kandidaten har möjlighet att ställa frågor som de kanske inte annars skulle våga i detta skede.

-> Ingen vinner på att nyanställda har en missvisande bild om hur det är att jobba med teamet och på arbetsplatsen. Ge bolaget och dess stjärnor en ärlig chans att hitta varandra.

11: Individuell avstämning
Följ upp individuellt med samtliga kollegor som var med på fikat. Känslan och intrycken som de har fått, hur de tror kandidaten kan passa i gruppen. Även vilken typ av frågor som kandidaten valt att ställa kan vara intressant – svaren som givits av kollegorna är dock förstås konfidentiella!

12: Beslut och besked
Meddela alltid kvickt och trevligt svar till alla kandidater som du har haft på kroken. Telefon med de du talat med. Ta beslut med teamets bästa i åtanke. Blev det en fullträff så erbjud tjänsten, annars sitt lugnt i båten.

Sedan, efter att avtalet är signerat – men före tjänsten startar – tar själva onboardingprocessen vid.

/Nina

Jag har just haft introdagar med vårt senaste stjärnskott och jag är peppad på framtiden! Jag gillar mina kollegor och känner mig attans glad över att de vill jobba här […]

Har äntligen hittat en konkret nytta för mig av Chat GPT och kunnat implementera det.

Blir allt som oftast inspirerad på LinkedIn. Jag har tidigare labbat runt lite med innehållstexter från AI för att prova på. Det har dock aldrig känts bra, snarare lismande, så jag har skrotat det. Har även fått AI att summera böcker på topplistor och punkta upp ”key takeaways”, vilket jag tycker den gjort på ett framgångsrikt sätt.

Idag läste jag om en kille som hade programmerat en Chrome-extention utan tidigare erfarenhet. Då slog det mig att jag inte haft ett motiverat konkret problem att lösa tidigare, vilket sannolikt påverkat min milda användning av AI. Gick därför loss i en brainstormsession – vad är det egentligen för problem jag vill försöka lösa nu?

Landade i att jag ville ”programmera” en påminnelsefunktion ur våra befintliga checklistor med hjälp av AI i Google Apps Script. Efter 14 tester och 2h så funkar det bra – och har även med relevant information i återrapporteringen! Lärde mig bli bättre på att prompta allt eftersom jag gjorde mina försök.

Det känns nu som att världens möjligheter öppnat upp sig. Något som ”automatiska påminnelser när du inte fyllt i den här rutan” är numera inte längre enkom till för de byråer som rättar in sin verksamhet efter programvaruleverantörernas utbud. Vi kan få fortsätta bygga vidare på våra specifika behovsscenarier om vi bara vet vad vi ska prompta efter. Det är en spännande tid vi lever i.  Känns hoppfullt!

/Nina

Har äntligen hittat en konkret nytta för mig av Chat GPT och kunnat implementera det. Blir allt som oftast inspirerad på LinkedIn. Jag har tidigare labbat runt lite med innehållstexter […]

Kanske man skulle inleda 2023 med lite härliga grafer?

SEB har ett samarbete med visuell-data-plattformen Oxceed och erbjuder sina kunder en kostnadsfri grafisk översikt över bolagets siffror, direktkopplad mot redovisningen.

Man kan komma åt att koppla på tjänsten inloggad via SEB Business Arena – och väljer Produkter och Tjänster sedan Finansiell Översikt. Där kan man teckna avtal med SEB och sedan i nästa steg Oxceed för att ge dem access till import av bokföringen direkt från redovisningsprogrammet.

I avtalet med SEB behöver man även godkänna att SEB har tillgång till informationen i kundkännedomssyfte. Detta till skillnad från dagsläget där banken enbart har överblick på vad som står på kontot, får nu banken istället en helhetsbild av bolagets redovisning. Oklart huruvida detta underlättar vid eventuell låneansökan eller om de brukliga intygen krävs även fortsättningsvis. Snyggt är det i alla fall!

Kanske man skulle inleda 2023 med lite härliga grafer? SEB har ett samarbete med visuell-data-plattformen Oxceed och erbjuder sina kunder en kostnadsfri grafisk översikt över bolagets siffror, direktkopplad mot redovisningen. […]

Nu har vår webbplats äntligen fått en översyn och genomarbetning av en professionell hand!

Tidigare har våra webbplatser byggts av mig själv som en glad amatör (som dock gav upp hellre än att lära mig manipulera WordPress-teman). Men så fick vi i höstas tips om Perennius Webbyrå av en byråkollega som i samma andetag nämnde ordet lyhördhet. Och det var precis vad doktorn ordinerade för att jag skulle ta steget att låta någon göra webben för oss, tidigare avskräckt av för många kalla email och färdiga tråk-lösningar.

Nu är allt i hamn och vi blev supernöjda över utfallet och över att ha fått med vår input och vår palett i en snygg responsiv webbplats. Framåt blir det också enklare att uppdatera här vad som är på gång, så nu står vi redo för 2023. Häng med!

/Nina

Nu har vår webbplats äntligen fått en översyn och genomarbetning av en professionell hand! Tidigare har våra webbplatser byggts av mig själv som en glad amatör (som dock gav upp […]

Skapar du ovetandes en friktion i din kundupplevelse genom att inte skicka dina fakturor som bilaga eller e-faktura?

Olika versioner av scannad/automatisk inkorg för leverantörsfakturahantering är numera vardagsmat för både små och stora bolag. Det har blivit förlegat att kräva att kunden ska följa en länk i ett mail – och som leverantör binder man ris för egen rygg om man i sitt faktureringssystem inte automatiskt skickar fakturor som pdf-bilagor eller e-faktura. Det här är särskilt vanligt i system som t.ex. Bokio, Billecta, Billogram – att först vid den “automatiska påminnelsen” bifoga något till kund som en pdf, medan ursprungsfakturan endast finns kvar i eget system.

Stäng därför av länkförfarandet helt om du i dagsläget har det som automatisk inställning i ditt faktureringsprogram. Ibland kan man behöva ange kunden som “scanningcentral” för att få det att lira. Provskicka en faktura till dig själv om du är osäker på hur det ser ut i dagsläget.

Med den enkla inställningen spar du dig själv och dina kunder onödig tandagnisslan och du kan få smidigt betalt på den tid ni kommit överens om. Bra för alla inblandade!

Skapar du ovetandes en friktion i din kundupplevelse genom att inte skicka dina fakturor som bilaga eller e-faktura? Olika versioner av scannad/automatisk inkorg för leverantörsfakturahantering är numera vardagsmat för både […]

Tänk vad skönt att få hjälp!  Och tänk vad härligt att ha kollegor som vill jobba med oss och hjälpa oss växa i vår yrkesroll, stöta och blöta knepigheter tills de försvinner, och avlasta varandra när det blir tungrott.

Jag är så tacksam att få ha dessa fina tjejer med mig på NT7, och att vi nu dessa dagar har fått bli ett fjärde stjärnskott som kan hjälpa våra kunder framåt. Varmt välkommen Johanna!

Det är inte alltid solklart att göra en förändring i sitt företag – eller för den delen alltid en dans på rosor att växa i organisationen. Jag noterade dock för många år sedan att det för mig är värt det flera gånger om. Att kunna ha flexibilitet i både arbetstid och tjänsteerbjudande har alltid varit en grundsten för NT7 – och att inte kunder och medarbetare ska behöva passa in sig i samma mall. Så att vi nu blir fler för att öka flexibilitet och kapacitet känns bara naturligt.

Allt utom inställning går ju som bekant att lära ut. Och jag är glad att jag fått tag i ett gäng som har en inställning att komma framåt/ge superservice och få utvecklas tillsammans. Men nu först – en välbehövlig helgvila. Trevlig helg från oss på NT7!

/Nina

Tänk vad skönt att få hjälp!  Och tänk vad härligt att ha kollegor som vill jobba med oss och hjälpa oss växa i vår yrkesroll, stöta och blöta knepigheter tills […]

Under pandemin har vi inte jobbat ifrån kontoret speciellt mycket, och när vi fick tag i bästa admin Julia i somras och det visar sig att hon bor i Ludvika – så insåg jag att det inte var lönt att ha kvar vårt fina kontorsrum i Liljeholmen. Vi blev i samma veva erbjudna att sitta i samma lokaler som en av våra kunder istället, vilket verkligen var en lyckosam slump! Så i mitten på oktober tog vi flyttlasset och installerade oss på Götgatan 11, 2tr. Kontoret är mycket lämpligt beläget bara 20 meter från Slussens tunnelbaneuppgång och innehåller många kreativa företag. Vi stormtrivs där, jobbar dock även framledes för det mesta via distans så vill ni svänga förbi på en kopp Nescafé Lyx så slå gärna en pling och kolla om vi är där.

Väl mött!
/Nina

Under pandemin har vi inte jobbat ifrån kontoret speciellt mycket, och när vi fick tag i bästa admin Julia i somras och det visar sig att hon bor i Ludvika […]